Visitenkarten sind ein relevantes Mittel für den Erstkontakt und werden zu Beginn von Gesprächen ausgetauscht: „Als Gast überreichen Sie Ihre Karte immer zuerst“, informiert Oliver H. Schmidt, stellvertretender Protokollchef des Landes Brandenburg, die ReiseTravel User. ReiseTravel : Seit wann gibt es Visitenkarten? Schmidt : Visitenkarten haben sich in der adligen Gesellschaft des 17. Jahrhunderts entwickelt. Sie wurden auf zwei Arten benutzt: Erstens ließ man die Karten nach der Ankunft an einem Ort durch Boten in den Adelshäusern und Zirkeln, in denen man verkehren wollte, verteilen, um die eigene Anwesenheit bekannt zugeben und wartete auf Einladungen. Auf die gleiche Art annoncierte man auch seine Abreise. In beiden Fällen versah man die Karten mit kurzen Botschaften. Zweitens gab man die Karte bei einem tatsächlichen Besuch dem Diener an der Tür, der mit der Karte zu seiner Herrschaft ging, um den Gast anzukündigen. Ursprünglich waren daher auf der Karte auch nur Name und Titel zu lesen, alles Weitere konnte je nach Situation ergänzt werden. | | Oliver H. Schmidt: „Als Gast überreichen Sie Ihre Karte immer zuerst“ | ReiseTravel : Und was gehört heute auf die Karte?
Schmidt : Besonderer Wert sollte auf die Gestaltung gelegt werden. „You never get a second chance to make a first impression“ - „Es gibt keine zweite Chance um einen ersten Eindruck zu machen“, sagen die Amerikaner, die ja viel von Dienstleistung und Verkaufen verstehen. Die Visitenkarte dient der Repräsentation der überreichenden Person wie des Unternehmens gleichermaßen. Hilfreich ist es daher sich bei der Gestaltung folgende Fragen zu beantworten:
- Wem wollen Sie Ihre Visitenkarten überreichen?
- Was wollen Sie mit Ihren Visitenkarten aussagen?
- Welchen Eindruck wollen Sie mit Ihren Visitenkarten hinterlassen?
Heute gehören auf eine Karte neben dem eigenen Namen und dem des repräsentierten Unternehmens die Postanschrift, bei Abweichungen ggf. auch die Hausanschrift des Büros sowie die Kommunikationsdaten von Telefon, Fax und Email. Handynummern dagegen sind für manche Unternehmen lebenswichtig, für andere hingegen ein Ausdruck besonderen Vertrauens.
ReiseTravel : Wie wird eine Karte überreicht?
Schmidt : Als Grundregel gilt, Visitenkarten werden zu Beginn ausgetauscht. Üblicherweise überreicht der Gast die Karte zuerst. In Gruppen erhält zuerst der Ranghöhere die Karte. Bei der Übergabe gilt es, dem Gegenüber in die Augen zu sehen und die Karte nicht ungelesen wegzustecken. Sollte ein Gast den Tausch von Visitenkarten vergessen, dann sollte sie nicht direkt eingefordert, sondern erbeten werden: „Wenn es ihnen keine Umstände bereitet, könnten sie mir ihre Visitenkarte überlassen?“ Die Karten sollten auch nicht quer über den Besprechungstisch hinweg verteilt werden. Visitenkarten erleichtern die gegenseitige Ansprache im Verlauf eines Gesprächs und bleiben dann üblicherweise offen auf dem Tisch liegen. Auch für Small-Talk, zum Beispiel bei Stehempfängen, eignen sie sich als Gesprächseinstieg. Aber keine Regel ohne Ausnahmen: Im asiatischen Raum – insbesondere Japan und China - sollte darauf geachtet werden, die Karten stets mit beiden Händen und einem grüßenden Kopfnicken zu übergeben und auch zu empfangen. Und in Polen ist der Austausch im Anschluss an ein Gespräch ein Zeichen, dass der Gegenüber wirklich an weiteren Kontakten interessiert ist.
ReiseTravel : Ihr Tipp für den Alltag?
Schmidt : Visitenkarten eignen sich auch als Übermittler kurzer Nachrichten und als Anlage bei der Übersendung versprochener Unterlagen; die Visitenkarte also als Ersatz für einen Kurzbrief. Wenn man eine solche Verwendung nicht ausschließen will, sollte man bereits bei der Wahl von Größe und Design ausreichend Raum für eine Anrede oder Grußformel lassen. Unterschrieben werden solche Karten aber nicht. Wenn man Karten einem Geschenk oder einem Blumenstrauß beilegt, sollte man sie idealerweise in einen passenden kleinen Umschlag stecken, den man beim Druck am besten gleich mitbestellt.
ReiseTravel : Vielen Dank für das Gespräch.
Tradition
Die Visitenkarten entwickelten sich in der höfischen Kultur zum Requisit und zu „Luxusobjekten“ mit aufwändigen Ornamenten. Der Hof des französischen Sonnenkönigs war richtungweisend. Im 18. Jahrhundert wurde England, das sich als Weltmacht etablierte, die führende Nation im Gebrauch der Visitenkarten. Allerdings änderte sich der Stil: Die Karten wurden nüchtern und sachlich. Im richtigen Gebrauch der Visitenkarte zeigte sich, wer ein Gentleman war oder nicht. Im diplomatischen Bereich haben sich gewisse Formen dieser Tradition bis heute erhalten. Das Hauptziel der Visitenkarte besteht darin, einer Person, der ich zum ersten Mal begegne, die wichtigsten Informationen über meine berufliche und damit auch gesellschaftliche Stellung zu vermitteln. Das muss prägnant und schnell gehen. Der andere muss mich sofort mit einem Blick „einordnen“ können, um sich mir gegenüber angemessen verhalten zu können. Die Karte ist damit wesentlicher Bestandteil des wichtigen „ersten“ Eindrucks, ein unverzichtbares Arbeitsmittel. Deshalb sollte man sie immer zur Hand haben. Wer eingestehen muss, dass er seine Karten vergessen hat oder „ausgegangen“ sind, der hat schon einen schlechten Start.
Protokoll, Landesregierung Brandenburg
Heinrich-Mann-Allee 107, D-14473 Potsdam
Tel. 0331 – 866-0, www.brandenburg.de Ein Beitrag für ReiseTravel von Gerald H. Ueberscher. redaktion@reisetravel.com |
