Unkorrekte oder gar falsche Anreden gehören zu den „gefährlichsten Fettnäpfchen“ – besonders im Firmenalltag. „Jeder Unternehmer oder Manager sollte „Protokollregeln“ beachten und in die Geschäftsverhandlungen aktiv einbeziehen“, betont Manfred Füger, Protokollchef des Landes Brandenburg, im ReiseTravel Gespräch.

ReiseTravel : Wie lädt ein Unternehmen protokollgerecht seine Gäste ein?

Füger : Einladungen erfüllen neben ihrem Hauptzweck eine Reihe von Nebenfunktionen. Sie sind Werbung, haben einen Informationswert, können für den Empfänger eine Auszeichnung sein. Sie wecken Erwartungen an die eigentliche Veranstaltung. Daher sind Inhalt und Form in Einklang zu bringen. Folgende Informationen sollten klar erkennbar sein: Wer der oder die Gastgeber sind; Wem die Einladung gilt; Wochentag, Datum, Uhrzeit und Ort der Veranstaltung; Anlass / Motto/ Art der Veranstaltung; Ob eine bestimmte Kleidung erwünscht ist; Hinweise zur Rückantwort.

Beifügen kann man gegebenenfalls das Veranstaltungsprogramm, Hinweise zur Parksituation und zur Anfahrt, wenn erforderlich auch zu Übernachtungsmöglichkeiten. Lädt man namentlich ein, ist die gedruckte Karte mit handschriftlicher Eintragung von Titel und Namen der/des Eingeladenen immer noch die eleganteste Version. Heute ist es üblich, bei Einladungen mit Partner(in) auch diese namentlich zu nennen. Das bedeutet im Vorfeld einen deutlich erhöhten Rechercheaufwand, für den ausreichend Zeit eingeplant werden sollte. Einladungen erfolgen übrigens immer noch postalisch, die E-Mail hat sich im gesellschaftlichen Bereich zum Glück (noch) nicht durchgesetzt.


ReiseTravel : Darf ein Unternehmer Vertreter der Landesregierung einladen?

Füger : Selbstverständlich darf er. Aber natürlich sollte der Anlass gut gewählt und entsprechend bedeutsam sein. Einem Gast dieses Ranges sollte bei einer Veranstaltung, wenn sie nicht ausschließlich gesellschaftlichen Charakter hat, auch die Gelegenheit zu einem Grußwort gegeben werden. Ich rate in diesem Fall aber auch zu einer telefonischen Voranfrage im Büro des avisierten Gastes, zumal er ja möglicherweise bereits mit der Einladung angekündigt werden soll.


ReiseTravel : Wie sollten die Gäste begrüßt werden?

Füger : Der Gastgeber begrüßt in seiner Rede alle Gäste namentlich, die im gesellschaftlichen Rang über ihm stehen, dazu alle Ehrengäste. Und natürlich sollen sich auch alle anderen Gäste auf die eine oder andere Art angesprochen fühlen. Daher rate ich bei langen Gästelisten dazu, das Grußwort eines Gastgebers nicht als inhaltliche Rede anzulegen, sondern tatsächlich der Begrüßung der Gäste das Hauptaugenmerk zu widmen. Nichts ist ermüdender als eine endlos scheinende Aneinanderreihung von Namen und Titeln, die nur durch Kommata getrennt sind. Sprechen Sie Ihre Gäste persönlich an, widmen sie jedem namentlich Genannten einen Satz, der seine Rolle im Verhältnis zum Unternehmen oder zur Veranstaltung beschreibt und schon haben Sie ein vierminütiges Grußwort, das Inhalt und Form vereint.


ReiseTravel: Und wie werden die Gäste platziert?

Füger : Die Qualität eines Platzes orientiert sich an der Nähe zur Gastgeberin bzw. zum Gastgeber. Der ranghöchste Gast wird immer zur Rechten des Gastgebers platziert, bei Paaren sitzt die Dame rechts von den Herren. Grundsätzlich gilt: Halten Sie den Kreis der namentlich zu platzierenden Personen möglichst klein. Stellen sie anhand der Zusagen die Namen zusammen und sortieren sie diese dann nach ihrer Rangfolge. Diese Rangordnung korrespondiert mit der Begrüßungsfolge. Und nun verteilen sie die Gäste anhand dieser Liste auf die Stuhlreihen bzw. an den oder die Tische. Hierbei ist je nach Anlass und Bestuhlungsart eine andere Platzordnung anzuwenden, deren Beschreibung den Rahmen hier sprengen würde. Handelt es sich um Begegnungen von Delegationen, können diese sich natürlich auch gegenübersitzen. Bei fremdsprachigen Gästen sollte überdies darauf geachtet werden dass diese auch miteinander kommunizieren können.


ReiseTravel : Ihr persönlicher „Protokolltip“ an die Unternehmer?

Füger : Entscheidend für den Erfolg einer Veranstaltung ist nicht allein die Einhaltung aller protokollarischen Standards, sondern die erzeugte Atmosphäre. Die Einhaltung der Protokollregeln trägt aber erfahrungsgemäß zur guten Atmosphäre bei. Am Ende jedoch ist jede Regel nur so stabil, wie es die Situation zulässt: Seien sie flexibel, seien sie offen und strahlen sie als Gastgeber ihre Freude über die Anwesenheit jedes Gastes aus. Halten sie ausreichend Personal bereit, um auch jene Gäste, denen sie sich nur kurz widmen können, angemessen zu betreuen. Versuchen sie bitte nicht, gesellschaftliche Veranstaltungen offensiv für Geschäftliches zu nutzen. Sie dienen der Anbahnung oder dem Erhalt von Kommunikation. Wenn sich ihre Gäste wohlfühlen, werden sie anschließend auch einen Geschäftstermin mit ihnen vereinbaren können.

ReiseTravel : Vielen Dank für das Gespräch.

Protokoll, Landesregierung Brandenburg
Heinrich-Mann-Allee 107, D-14473 Potsdam.
Telefon 0331 – 866 – 0.

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Ein Beitrag für ReiseTravel von Gerald H. Ueberscher. redaktion@reisetravel.com